[pdf 무료양식] '이벤트계약서' 작성 – 행사 대행 시 취소·환불 분쟁 막는 꼭 확인해야 할 7가지 핵심 조항 넣기

이벤트계약서는 행사나 프로모션을 기획·운영하는 과정에서 주최자와 대행사가 체결하는 문서입니다. 가장 분쟁이 많이 발생하는  행사 일정, 예산, 진행 범위, 취소·환불 조건, 저작권 및 안전 책임 조항을 명확히 하여, 분쟁을 예방하고 안정적인 행사를 위해 계약서를 꼭 작성하시기를 추천합니다.

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목차

• 이벤트계약서란?
• 왜 필요한가?
• 이벤트계약서 주요 조항
• 작성 시 유의해야 할 조항
• 이벤트계약서 예시 표
• 실무자가 알아야 할 핵심 체크리스트
• 자주 묻는 질문(FAQ)
• 요약정리

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이벤트계약서란?

이벤트계약서는 행사 기획자(주최자)가 이벤트 대행사, 공연기획사, 홍보업체 등에게 행사를 의뢰할 때 체결하는 문서입니다. 행사 내용, 예산, 일정, 역할 분담 등을 사전에 정리해 두면 예산 초과, 일정 지연, 저작권 분쟁 등의 위험을 줄일 수 있습니다.

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왜 필요한가?

• 예산 관리: 계약금·잔금 지급 일정과 금액을 명확히 규정합니다.
• 책임 범위 구분: 행사 취소, 안전사고, 저작권 침해 등의 책임 주체를 명시합니다.
• 일정 관리: 리허설·본행사·철수 일정 등 세부 일정을 문서로 확인할 수 있습니다.
• 분쟁 예방: 사소한 오해나 변경 사항을 사전에 조율해 법적 분쟁을 예방합니다.

이벤트계약서 주요 조항

1. 계약 목적 – 행사명, 일정, 장소, 목적 등을 명시
2. 행사 내용 및 범위 – 대행사의 구체적 역할(기획, 무대설치, 인력운영, 홍보 등)
3. 예산 및 지급 조건 – 총비용, 계약금·중도금·잔금 지급 시기
4. 일정 및 장소 변경 – 불가피한 일정 변경 시의 조치 규정
5. 안전관리 및 보험 – 행사 중 발생하는 사고에 대한 책임 범위
6. 저작권 및 초상권 – 행사 영상, 사진, 음악 사용에 대한 권리 귀속 명시
7. 계약 해제 및 환불 – 취소 시 위약금, 환불 조건 명시
8. 비밀유지 및 홍보활용 – 행사 정보와 결과물의 외부 사용 제한

작성 시 유의해야 할 조항

1) 예산 명확화

계약금, 중도금, 잔금의 지급 시점을 명확히 기재해야 합니다. 행사 취소나 일정 연기 시 환불 기준도 함께 정하세요.

2) 행사 일정 및 장소 변경

기상 문제, 안전 이슈 등으로 일정 변경이 발생할 수 있습니다. 변경 시 양측 합의와 추가 비용 발생 조건을 명시해야 합니다.

3) 안전관리 조항

안전사고 발생 시 주최자와 대행사 중 누구의 책임인지 법적 기준을 명시해야 합니다. 행사 규모에 따라 행사보험 가입이 필요할 수 있습니다.

4) 저작권 및 초상권

행사 사진, 홍보 영상, 음악 사용 등은 저작권자·출연자 동의가 필요합니다. 저작물의 사용 목적, 기간, 범위를 계약서에 명시하세요.

5) 취소 및 환불 조항

주최자의 사정으로 행사 취소 시, 준비 진행도에 따라 위약금을 차등 적용할 수 있습니다. 반대로 대행사가 불이행할 경우, 계약금 반환과 손해배상 책임을 부여해야 합니다.

 

이벤트계약서 예시 표

항목	주요 내용
계약명	이벤트계약서
당사자	주최자(갑) – 대행사(을)
행사명 / 일정	○○ 페스티벌 / YYYY.MM.DD
행사 내용	기획, 무대설치, 인력운영, 홍보, 공연 진행 등
총 계약금액	₩금액 / 계약금·중도금·잔금 지급일 명시
취소 / 환불	취소 시 진행도에 따라 환불금 또는 위약금 규정
저작권 / 초상권	촬영물, 영상, 음악 사용 시 권리 귀속 명시
안전관리	보험 가입, 사고 시 책임 주체 명시
비밀유지 / 홍보활용	행사 정보 유출 금지 및 홍보물 사용 조건 명시

실무자가 알아야 할 핵심 체크리스트

• 행사 취소 조건은 계약서에 반드시 서면 명시해야 합니다.
• 저작권, 초상권 관련 합의서를 별도 첨부하면 안전합니다.
• 현장 안전관리 책임자 지정 여부를 계약서에 기입하세요.
• 지급 일정은 행사 종료 후 정산 일정과 연계해야 합니다.
• 홍보용 사진 및 영상 활용 동의는 별도 문서로 분리하는 것이 좋습니다.

자주 묻는 질문(FAQ)

Q1. 구두 계약만으로도 가능한가요?

일반적으로 행사 대행 계약은 서면 계약이 필수입니다. 금전과 일정이 연계된 업무이기 때문에, 구두 계약은 법적 효력이 약합니다.

Q2. 주최자가 일방적으로 행사를 취소하면?

계약서에 명시된 환불·위약금 조항에 따라 처리됩니다. 준비 진행도가 높을수록 환불 불가 비율이 커질 수 있습니다.

Q3. 행사 중 사고가 발생하면 누구 책임인가요?

계약서에 명시된 안전관리 책임자 기준으로 판단됩니다. 주최자와 대행사가 공동책임을 지는 경우도 있으므로, 보험 가입이 안전합니다.

요약정리

이벤트계약서는 단순한 행사 의뢰서가 아니라 예산, 일정, 안전, 권리, 책임이 모두 포함된 종합 문서입니다. 행사 성공의 50%는 계약서에 달려 있다고 해도 과언이 아닙니다.

항목	핵심 요약
계약 목적	행사 기획·운영 의뢰 및 대행 범위 확정
핵심 조항	예산, 환불, 안전관리, 저작권, 일정변경
적용 대상	이벤트 주최자, 행사대행사, 공연기획사, 홍보업체

계약서 없이 진행되는 이벤트는 리스크가 큽니다.
행사 전 반드시 서면 계약을 체결하고, 모든 합의사항을 문서로 남기면 신뢰도와 안전성을 동시에 확보할 수 있습니다.

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