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회사의 차량은 관리 및 운영을 기록으로 남겨야 나중에 문제가 발생하지 않습니다. 배정 원칙, 운행기록, 정비·보험, 비용 통제, 사고·위반 처리, 텔레매틱스·블랙박스 개인정보 보호까지 관리 규정을 다운로드하여 차량 관리에 참조하시기 바랍니다.
차량관리규정의 목적과 필요성
사내 차량은 비용·안전·대외 신뢰와 직결됩니다. 표준화된 규정 없이 운영하면 배정 충돌, 유류비 과다, 정비 지연, 사고 시 책임 소재 혼선이 생깁니다. 본 규정은 비용을 통제하고 가동률을 높이며, 법적·윤리적 기준(안전·환경·개인정보)을 충족하기 위한 필수 문서입니다. 회사에 차량이 운영되고 있다면 반드시 준비하여 두시기를 추천합니다.
적용 범위와 용어 정의
- 사내 차량: 회사 소유 또는 장기/중장기 렌탈 차량
- 공용 차량: 다수 부서가 공유하는 예약 기반 차량
- 전용 차량: 특정 부서/직무에 배정된 차량(예: 영업팀)
- 운행기록: 목적, 경로, 시간, 거리, 비용을 포함한 기록
차량 도입·등록·기초정보 관리
- 도입: 구매/리스/렌탈 비교 후 TCO(총소유비용) 기반 결정
- 등록: 차량등록증, 보험 가입, 법인 명의 확인
- 기초정보: 차량코드, 번호판, 배정부서, 연식, 연료, 정비주기
- 식별: 라벨/QR 부착, 열쇠·스마트키 자산번호 연동
배정 정책: 공용 vs 전용, 운전 자격
공용 차량
- 예약 시스템 기반 선예약 원칙, 긴급은 승인자 즉시 결재
- 동일 시간대 충돌 시 업무 긴급성→영향도→요청 시점 순
전용 차량
- 전용 목적·운행 범위를 문서화, 월간 가동률 최소 기준
- 가동률 미달 시 공용 전환 검토
운전 자격
- 유효 면허, 사고·위반 이력 확인, 연 1회 안전교육 수료
- 음주·약물 운전 금지, 고위험 시간대 운행 규칙 별도 고지
운행 규정과 운행기록 관리
- 운행 전/후 외관·주행거리 확인, 이상 시 보고
- 기록 항목: 목적, 방문처, 출발/도착, 거리, 탑승자, 비용
- 월간 리포트: 차량별 가동률, 공차율, 평균 연비
- 사적 사용 금지, 혼용 시 사전 승인·비용 분리 원칙
정기 점검·정비·리콜 대응
- 주행거리/기간 기준 정기 점검표 운영(오일·브레이크·타이어 등)
- 계약 정비소 우선, 한도 초과 정비는 사전 승인
- 제조사 리콜 공지 수신·이행, 증빙 보관
- 소모품 교체 주기와 타이어 교체 기준(마모한계, 계절)
유류비·주차비·통행료·정비비 통제
- 법인 주유카드 사용, 리터당 기준 단가·연비 모니터링
- 주차비·통행료는 업무 목적에 한해 영수증·이력 확인
- 정비비는 품목별 한도와 공급사 단가표 적용
- 월별 차량별/부서별 비용 리포트로 예산 집행 관리
보험 담보·자기부담금·사고 처리
- 대인·대물·자차 담보 구성, 운전자 범위 명확화
- 사고 시 즉시 112·119 및 보험사 접수, 현장 사진·영상 확보
- 사고 보고서는 24시간 내 제출, 수리·정산 증빙 첨부
- 과실·고의·중과실 시 자기부담금 및 인사 규정 연계
블랙박스·GPS·개인정보 보호
- 설치 목적 고지, 열람 권한·보존 기간 명시
- 업무 목적 외 사용 금지, 제3자 제공 제한
- 사고·분쟁·감사 목적에 한해 기간 제한 열람
반납·교체·매각·폐차 절차
- 반납 점검: 외관·내부·장비 누락, 키·서류 확인
- 교체 기준: 연식/주행거리/정비비 추이/안전 이슈
- 매각: 감가·잔존가치 평가, 견적 비교, 자산대장 정리
- 폐차: 법정 절차, 번호판 반납, 환경 규정 준수
필수 서식(양식) 목록
- 차량 도입 심의서(구매/리스/렌탈 비교표 포함)
- 차량 기본정보 카드·키/카드키 인수인계서
- 배정(전용/공용) 승인서
- 운행기록부(전자/수기)
- 정비·점검표·정비 요청서
- 유류·통행료·주차비 정산서
- 사고 보고서·합의/정산 내역서
- 반납·매각·폐차 체크리스트
회사 맞춤 커스터마이즈 가이드
- 배정 우선순위 가중치: 고객 방문·야간·장거리·대체 수단 여부
- 비용 한도·승인 구간: 금액대별 결재 라인 단순화
- 안전 KPI: 무사고 일수, 급가감속 지수, 평균 연비, 정비 준수율
연계 규정: 인사 징계 규정, 안전보건 규정, 개인정보 처리방침과 상호 참조를 두면 일관성이 높아집니다.
자주 묻는 질문(FAQ)
Q. 전용 차량의 사적 사용은 전면 금지인가요?
A. 원칙적으로 금지입니다. 불가피한 경우 사전 승인 및 비용 분리 정산이 필요합니다.
Q. 연비가 급격히 떨어지면?
A. 운행 습관·타이어 공기압을 점검하고, 정비 점검을 즉시 예약하세요.
Q. 사고 영상 열람 기준은?
A. 사고 조사·법적 분쟁·감사에 한해 권한자가 기간을 한정해 열람합니다. 목적 외 사용은 금지합니다.
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