비품관리규정은 사무용 비품의 구매·지급·재고·예산·폐기까지 한 문서로 표준화하여, 불필요한 지출과 누락을 줄이고 재고 가시성을 높일 수 있도록 내용을 설계했습니다. 관련된 서식은 무료로 아래에서 다운로드하실 수 있습니다.
비품관리규정의 개념과 필요성
비품은 자주 구매되고 빠르게 소진되는 특성 때문에 관리가 느슨해지기 쉽습니다. 명확한 비품관리규정이 없으면 개인별 임의 구매, 중복 발주, 불투명한 재고가 발생하여 예산 낭비로 이어집니다. 규정을 도입하면 구매 사유가 명확해지고, 지급·재고 현황이 수치로 보이며, 감사·내부통제 대응력이 높아집니다.업무에 관련 서식과 양식이 필요하시다면 아래에서 무료로 다운로드하실 수 있습니다.
도입 효과
- 표준 절차로 승인 지연·반려 감소
- 지급 기준 명확화로 형평성 확보
- 월별 재고·예산 집행 가시성 강화
리스크 완화
- 개인 임의 구매·중복 구매 방지
- 부적정 사용, 사적 전용 차단
- 감사 시 증빙 일관성 확보
적용 범위와 비품 정의
본 규정은 소모성·저가성 품목을 중심으로 하며, 회계상 자산으로 분류되는 비소모성 물품은 물품관리 규정의 적용을 받도록 구분합니다. 품목 분류 예시는 아래와 같습니다.
- 사무소모품: 복사용지, 볼펜, 포스트잇, 클립 등
- 전산소모품: 토너, 잉크, 케이블, 마우스패드
- 공용 소모품: 생활·위생용품, 커피·티(회사 정책에 따라)
- 행사 소모품: 판촉물, 행사 소도구, 포장재
경계 품목: 키보드·마우스·허브 등 단가와 내구연수에 따라 자산 또는 비품 중 하나로 내부 기준을 정하고 일관되게 적용합니다.
표준 업무 흐름: 구매→입고→지급→재고→반납/폐기
1) 구매 요청
- 요청서 필수 항목: 품명, 수량, 용도, 예산 코드, 필요 시점
- 구매 기준: 월/분기 소요 계획 우선, 긴급은 근거 첨부
2) 승인
부서장 1차 승인 후 총무·예산 담당이 한도와 재고 확인. 기준 단가를 초과하면 견적 비교를 실시합니다.
3) 발주·입고·검수
- 입고 시 수량·규격·상태 검수, 불일치 시 즉시 반품/교환
- 검수 완료 후 재고 시스템에 LOT/입고일 입력
4) 지급
- 개인/부서 지급 단위와 월간 상한 설정
- 지급대장에 수령자·수량·용도 기록
5) 재고 관리
- 선입선출(FIFO) 원칙, 유효기간 품목은 만료 경보 사용
- 월말 실사, 차이 발생 시 원인 분석 보고
6) 반납·폐기
불량·파손은 원인 조사 후 폐기 승인 획득. 환경 규정 준수와 사진 증빙을 남깁니다.
조직별 역할과 승인 체계
- 요청 부서: 소요 계획 수립, 사용 목적 명확화
- 총무팀: 기준 수립, 재고·지급 관리, 공급사 계약
- 재무/예산: 예산 배정, 집행 모니터링
- 승인권자: 한도 내 승인, 초과 시 단계적 결재
재고 관리 기준과 주기
재고 수준
- 최소/최대 재고를 설정해 단종·품절 리스크를 완화
- 시즌·행사 시 안전재고 상향
실사 주기
월 1회 정기 실사, 분기 1회 샘플링 정밀 실사를 통해 정확도를 검증합니다.
보관 기준
품목 특성에 맞는 습도·온도·자외선 관리, 개봉·미개봉 구분 라벨을 사용합니다.
예산 통제, 단가, 한도 정책
- 품목군별 기준 단가표 및 업체 계약 단가 관리
- 직원 1인당 월간/분기 지급 상한 설정
- 긴급 구매는 사후 승인 요건과 사유서 필수
필수 서식(양식) 목록과 문항 설명
- 비품 구매요청서: 품목·수량·용도·예산코드·필요일
- 입고검수서: 발주번호·납품수량·불량/반품 여부
- 비품 지급대장: 수령자·부서·수량·지급일·용도
- 월간 재고실사표: 품목·장부수량·실사수량·차이·사유
- 폐기 승인서: 폐기사유·수량·사진첨부·처리방법
문항은 증빙 일관성을 위해 가급적 줄이지 말고, 시스템과 동일한 필드명을 사용합니다.
우리 회사 맞춤 커스터마이즈 가이드
- 품목군 재정의: 회사 업종에 맞게 품목군을 통합/세분화
- 승인 라인 단순화: 팀 규모에 맞춰 2~3단계로 축약
- 라벨·코드 규칙: 품목코드, 위치코드, 상태코드 통일
운영 팁: 분실·과다사용·부적정 집행 대응
- 경보 규칙: 월간 상한 초과·급증 품목 자동 알림
- 대체 품목 운영: 단종/지연 시 품질·단가 유사 대체안 사전 승인
- 교육: 신규 입사자 오리엔테이션에 지급 기준 포함
- 감사 흔적: 사진·서명·전자기록을 남겨 추적 가능성 확보
자주 묻는 질문(FAQ)
Q. 커피/간식도 비품에 포함되나요?
A. 회사 복지 정책에 따라 포함할 수 있습니다. 포함 시 월간 한도·공용 사용 원칙을 명시하세요.
Q. 지점이 많은데 중앙 구매가 좋을까요, 분산 구매가 좋을까요?
A. 기준 단가 확보를 위해 중앙 계약을 권장하되, 긴급성 높은 소모품은 분산 구매 한도를 부여해 대응력을 확보합니다.
Q. 비품과 자산 경계가 모호할 때는?
A. 내구연수·단가·수리 가능성을 기준으로 분류표를 만들고, 분기마다 경계 품목을 재평가하세요.
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