반응형
업무를 위해서 회사에 차량을 운행하고 있다면, 추후에 발생할 수 있는 법적, 세무적 문제를 해결하기 위해 필요한 서류가 있습니다. 사내 차량과 임직원 자가운전을 체계적으로 관리하기 위한 규정으로, 배차·운행기록·유류비·통행료·정비·보험·사고처리·안전·개인정보를 한 문서에 담았습니다. 회사에 차량이 있다면 '차량 및 자가운전 운영규정' 문서를 준비하여, 문제를 미연에 방지하시기 바랍니다.
운영 규정의 목적과 필요성
차량 운영은 비용과 직결되며 안전·법규 준수와도 연결됩니다. 명확한 규정이 없다면 무분별한 배차, 유류비 과다, 사고 시 책임 소재 혼선이 생깁니다. 본 규정은 비용 통제, 위험 관리, 법적 준수를 동시에 달성하기 위한 표준 문서입니다. 반드시 준비하여 문제를 피하시기 바랍니다.
적용 범위와 용어 정의
- 사내 차량: 회사 소유 또는 장기 대여 중인 업무용 차량
- 자가운전: 임직원이 본인 차량으로 업무 수행 후 비용 정산을 받는 방식
- 배차: 차량 사용 요청에 따라 차량과 운전자를 배정하는 행위
- 운행기록: 일자, 운전자, 목적, 출발·도착지, 거리, 시간, 비용 등 필수 정보
운영 원칙과 권한 체계
운영 원칙
- 업무 목적 우선 배차, 사적 사용 금지
- 예약·승인·기록의 3단계 통제
- 안전·친환경 운행 준수
권한 체계
- 요청 부서: 필요성·일정·인원 명시
- 총무팀: 배차·정비·보험 총괄
- 승인권자: 금액·목적지·시간대 기준 승인
배차 신청·승인·배정 절차
- 신청: 일자, 목적, 출발·도착, 동승 인원, 운전자, 필요 차량 등 입력
- 승인: 우선순위(고객 방문, 장거리·야간, 대체 불가 업무) 기반
- 배정: 차량·운전자 배치, 열쇠·카드키·하이패스 인계
- 반납: 주유·세차 기준, 주차 위치, 잔여 하이패스 잔액 확인
운행 기록과 주행거리 관리
- 운행 전·후 계기판 촬영 또는 주행거리 자동 수집
- 기본 항목: 목적, 고객사, 경로, 출발·도착 시각, 거리, 유류·통행료
- 월간 리포트: 차량별 주행거리, 공차율, 정차 시간, 평균 연비
유류비·통행료·주차비·정비비 처리
유류비
- 법인 주유카드 사용 원칙, 리터당 기준 단가 관리
- 연비 하락 시 정비 점검 의무
통행료·주차비
- 하이패스 선결제, 영수증·이력 월간 검증
- 주차비는 업무 목적에 한해 영수증 증빙 필수
정비비
- 정기·경정비 계약 정비소 우선
- 한도 초과 시 사전 승인, 세금계산서·사진 증빙
정기 점검·정비·보험 관리
- 주행거리 또는 기간 기준 정기 점검표 운영
- 타이어·브레이크·오일·전구·와이퍼 교체 주기 명시
- 대인·대물·자차 등 보험 담보와 자기부담금 기준
사고·고장 발생 시 보고 및 처리
- 현장 안전 확보, 2차 사고 방지
- 부상자 구호, 112·119 신고 및 보험사 접수
- 현장 사진·블랙박스 파일 확보, 상대 정보 교환
- 사고 보고서를 24시간 내 제출, 수리·견적·정산 절차 진행
자가운전 차량 등록·보상·안전 기준
등록 조건
- 차량 등록증, 업무 사용 가능 보험 담보 확인
- 연식·정비 상태·타이어 마모도 기준 충족
보상 기준
- 주행거리당 정액 단가 또는 실제 유류비·통행료 정산
- 주차비는 사전 승인 및 영수증 필수
안전 의무
- 음주·약물·과속 금지, 안전벨트 100% 착용
- 장거리 전 타이어·오일 점검, 졸음운전 방지
운전 안전·친환경·개인정보(블랙박스) 가이드
- 에코 드라이빙 교육, 공회전 제한, 급가감속 지양
- 블랙박스·GPS 데이터의 열람 권한 제한 및 보존 기간 명시
- 개인정보 노출 최소화, 목적 외 사용 금지
렌터카·카셰어링·외부 차량 사용 정책
- 사내 차량 부족 시 계약된 업체 우선 이용
- 보험 담보 범위 사전 확인, 연령·면허 조건 준수
- 이용 후 영수증·운행기록 제출, 주유·하이패스 정산
필수 서식(양식) 목록
- 배차 요청서/배정표
- 운행기록부(전자·수기)
- 유류·통행료 정산서
- 정비 점검표/정비 요청서
- 사고 보고서 및 합의·정산 내역서
- 자가운전 차량 등록서 및 보상 청구서
회사 맞춤 커스터마이즈 가이드
- 배차 우선순위 가중치: 고객사 방문·야간·장거리 등
- 비용 한도와 승인 구간: 금액별 결재 라인 단순화
- 안전 KPI: 무사고 일수, 급가감속 지수, 평균 연비
자주 묻는 질문(FAQ)
Q. 사적 용무 겸업 운행은 가능할까요?
A. 원칙적 금지입니다. 불가피한 경우 사전 승인과 비용 분리 정산이 필요합니다.
Q. 자가운전 보상 단가는 어떻게 정하나요?
A. 연료비·차량 감가·보험·타이어 등을 반영한 내부 표준 단가를 연 1회 재산정해 공지합니다.
Q. 블랙박스 영상은 누가 열람할 수 있나요?
A. 사고 조사·법적 분쟁·감사 목적에 한해 권한자가 기간 제한으로 열람합니다.
반응형
'회사, 기업 , 업무' 카테고리의 다른 글
| 회사에 숙소를 운영한다면? 필수 구비 서류 준비하기 – '직원숙소 관리 규정' 무료 다운로드 (0) | 2025.10.04 |
|---|---|
| 회사 업무가 쉬워지는 사무 비품관리규정 활용 – '비품관리규정' 무료 다운로드 (0) | 2025.10.03 |
| 총무님을 위한 회사 물품관리 규정 양식 – '물품관리규정' 무료 다운로드 (0) | 2025.10.02 |
